個人情報について
個人情報および特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針
（個人情報保護指針／プライバシーポリシー）
公益社団法人日本農芸化学会は、（以下「本会」といいます。）は、個人情報及び特定個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、会員、取引先及び従業員等の皆様の個人情報および特定個人情報の保護を重要事項として位置づけ、「個人情報および特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針」を以下のとおり定めます。
１．本会の名称・住所・代表者の氏名
公益社団法人日本農芸化学会
〒113-0032 東京都文京区弥生2-4-16 学会センタービル内
会長 西山 真
２．関係法令・ガイドライン等の遵守
本会は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます。）、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用に関する法律」（以下「番号法」といいます。）、その他の法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他のガイドラインを遵守して、個人データの適正な取扱いを行います。
３．個人情報等（特定個人情報を含みます。）の取得・利用
本会は、個人情報等を取得する際には、利用目的を公表または通知し（本指針による公表を含む。）、また、直接ご本人様から契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報等を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。
本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に個人情報等を利用いたします。
４.個人情報等の利用目的
本会は、以下の利用目的で個人情報等を利用します。
（１）会員及び非会員の委員に関する個人情報等
- 本人確認・個人認証
- 請求書、領収書の発送
- 問合せ等への対応、確認及び記録
- ご案内状・電子メール等による情報提供
（２）取引先様（法人の場合はその役職員）に関する個人情報等
- 請求書、領収書の発送
- 業務上必要なご連絡、契約の履行等のため
- 取引先情報の管理のため
（３）採用・募集活動応募者、講演会及びシンポジウム参加者に関する個人情報等
- 採用・募集活動応募者への連絡・情報提供、その他採用・募集活動に必要な利用
- 講演会参加者、シンポジウム参加者、年次大会参加者への連絡・情報提供、その他講演会事業活動に必要な利用
（４）職員に関する個人情報等
- 職員への業務連絡
- 職員への賃金・賞与・諸手当等の支払い、人事・労務管理の履行、福利厚生の提供
- 職員の健康管理
５．個人情報等の共同利用について
本会は、会員及び非会員の個人情報等を次のとおり共同利用させていただきます。
（１）個人情報等の項目
会員及び非会員の住所・氏名・郵便番号・電話番号・メールアドレスなど
（２）共同利用者の範囲
- 会員管理業務委託業者 株式会社ダイナコム
- 大会運営委託業者 近畿日本ツーリスト及びイベントアンドコンベンションハウス株式会社、株式会社エーイー企画
- 編集印刷配送業者 株式会社国際文献社、小宮山印刷工業株式会社
- 英文誌編集出版社 オックスフォード出版社
（３）個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者等
共同利用する個人データについては、本会が責任を負います。本会の住所及び代表者については、上記１をご覧ください。
共同利用についてのお問い合わせは下記にお願いします。
個人情報等保護相談窓口：
公益社団法人日本農芸化学会事務局庶務係
〒113-0032 東京都文京区弥生２－４－１６学会センタービル内
E-mail
６．個人情報等の第三者提供について
本会は、以下のいずれかに該当する場合を除きお預かりした個人情報等を第三者に提供いたしません。
- 事前にご同意をいただいた場合
- 利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合
- 法令に基づき提供を求められた場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、関係者の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、関係者の同意を得ることが困難である場合
- 国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、関係者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 上記５の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供する場合
７．安全管理措置に関する事項
（１）本会は、個人データについて、漏えい、滅失又は毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。個人データの安全管理措置に関しては、別途「特定個人情報取扱規程」において具体的に定めておりますが、その主な内容は以下のとおりです。
（個人情報等保護指針の策定）
- 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本指針（個人情報等保護指針）を策定しています。
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報取扱規程」を策定しています。
（組織的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する事務取扱責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、 個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査を実施しています。
（人的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
（物理的安全管理措置）
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
（技術的安全管理措置）
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
８．個人情報等の開示等の請求
本会は､個人情報等の照会･訂正･利用停止･消去等のご要望があったときは､所定の手続でご本人様であることを確認のうえ､すみやかに対応します｡本プライバシーポリシーに関してご質問がある場合や権利行使される場合は､ 下記９のお問い合わせ窓口にご連絡ください｡
９．お問合せ
本会における個人データの取扱いに関するご質問や苦情に関しては、下記係にご連絡ください。
個人情報等保護相談窓口：
公益社団法人日本農芸化学会事務局庶務係
〒113－0032 東京都文京区弥生2-4-16 学会センタービル内
E-mail
特定個人情報等の外部委託に関する合意書
公益社団法人日本農芸化学会（以下「甲」という。）と堀井公認会計士事務所（以下「乙」という。）は、甲が乙に特定個人情報関係業務（以下「本件業務」という。）を委託するに当たり、甲から乙に開示又は提供する特定個人情報等の取扱いに関して、以下のとおり合意書を締結する。
第１条 定義
１ 個人情報とは、甲から乙に開示又は提供される個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、生年月日その他の記述又は画像もしくは音声により当該個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することによって当該個人を識別することができるものを含む。）をいい、その開示又は提供媒体を問わない。
２ 個人番号とは、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。）をいう。
３ 特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
第２条 特定個人情報等の適切な取扱い
乙は、特定個人情報等を甲の機密事項としてその保護に努め、これを適法かつ適切に管理・取り扱うものとする。
第３条 利用目的
乙は、特定個人情報等を、本件業務の遂行のためにのみ利用するものとし、番号法により例 外的取扱いができる場合を除き、その他の目的には利用しないものとする。
第４条 第三者への非開示等
１ 乙は、特定個人情報等を、両当事者以外の第三者に開示又は漏えいしないものとする。
２ 乙は、特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、合理的な安全管理措置を講じるものとする。
第５条 特定個人情報等の持出し
１ 乙は、特定個人情報等の記録された磁気媒体等又は書類等を持ち出す場合は、安全管理措置を講じるものとする。
２ 乙は、特定個人情報等の記録された磁気媒体等又は書類等を持ち帰る場合についても、前項に準じた安全管理措置を講じるものとする。
第６条 従業者に対する監督・教育
１ 乙は、従業者が特定個人情報等を取り扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行うものとする。
２ 乙は、従業者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行うものとする。
第７条 再委託
１ 乙は、本件業務に関する特定個人情報等の取扱いを、甲の許諾を得た場合に限り第三者に再委託できるものとする。
２ 乙は、甲の許諾を得て第三者に本件業務に関する特定個人情報等の取扱いを再委託する場合においても、当該第三者に対し本合意書と同様の義務を課すものとし、当該第三者の行為につき、甲に対し当該第三者と連帯して責めを負うものとする。
第８条 管理状況の報告・調査
１ 乙は、甲が要求した場合は、年１回（特に必要がある場合はそれ以上）、本件業務に関する特定個人情報等の管理状況について報告しなければならない。
２ 甲は、乙に事前に通知し、乙の承諾を得たうえでいつでも、乙の業務に支障を生じさせない範囲内において、本件業務に関する特定個人情報等の管理状況の調査をすることができる。乙は、合理的事由がある場合を除き、管理状況の調査に協力しなければならない。
第９条 事故発生時の措置
１ 乙は、万が一特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の事故が発生した場合には、直ちに甲に通知するとともに、当該事故による損害を最小限にとどめるために必要な措置を、自らの責任と負担で講じるものとする。
２ 前項の場合には、乙は、発生した事故の再発を防ぐため、その防止策を検討し、甲と協議の上決定した防止策を、自らの責任と負担で講じるものとする。
３ 万が一、乙において特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の事故が発生し、甲が第三者より請求を受け、また第三者との間で紛争が生じた場合には、乙は甲の指示に基づき、自らの責任と負担でこれに対処するものとする。この場合、甲が損害を被った場合には、甲は乙に対して当該損害の賠償を請求できるものとする。
第１０条 特定個人情報等の返還
１ 乙は、甲からの本件業務の委託が終了したときは、速やかに甲から提供された特定個人情報等及びその複製物を返還するとともに、磁気媒体等に記録した特定個人情報等がある場合には、これを完全に削除し、以後特定個人情報等を保有しないものとする。
２ 前項の規定に関わらず、乙は、本人である甲、税務当局等からの本件業務に関する内容の照会、情報提供の要請等（以下「内容照会等」という。）に対応するために必要がある場合には、甲の許諾を得て、当該内容照会等を処理する期間を限度として、特定個人情報等を保有することができる。
上記合意の証として本書２通を作成し、甲乙記名捺印の上、各１通を保有する。
平成２８年５月２３日
甲 東京都文京区弥生二丁目4番16号
公益社団法人日本農芸化学会
会長 植田 和光
乙 東京都中央区京橋二丁目5番11号
パインセントラルビル8階
堀井公認会計士事務所
所長 堀井 淳史
